Manager restauracji organizującej wesela, konferencje, przyjęcia rodzinne czy eventy firmowe nie odpowiada wyłącznie za kontakt z klientem i przygotowanie sali.
W praktyce łączy kilka procesów jednocześnie:
zbiera wymagania klienta,
przygotowuje ofertę,
pilnuje aktualnej liczby gości,
uzgadnia menu i usługi dodatkowe,
przekazuje informacje kuchni,
koordynuje pracowników,
kontroluje zadania przed wydarzeniem,
reaguje na zmiany wprowadzone przed realizacją.
Problem pojawia się wtedy, gdy każda z tych informacji znajduje się w innym miejscu. Dane klienta pozostają w wiadomościach, menu w osobnym dokumencie, liczba gości w Excelu, a zadania są przekazywane ustnie.
Manager zamiast kontrolować przebieg przygotowań zaczyna pełnić funkcję ręcznego systemu powiadomień pomiędzy klientem, kuchnią i zespołem.
Na czym polega praca managera restauracji przy eventach?
Organizacja wydarzenia rozpoczyna się znacznie wcześniej niż w dniu przyjęcia.
Manager najczęściej odpowiada za cały proces:
przyjęcie zapytania i kontakt z klientem,
zebranie informacji potrzebnych do przygotowania oferty,
ustalenie terminu i przewidywanej liczby gości,
wybór pakietu, menu, napojów i usług dodatkowych,
zapisywanie kolejnych zmian,
przekazanie aktualnych ustaleń kuchni i obsłudze,
przypisanie pracowników oraz obowiązków,
kontrolowanie przygotowań,
koordynowanie przebiegu wydarzenia.
Każdy z tych etapów może działać poprawnie osobno. Trudność polega na utrzymaniu ich jako jednego, aktualnego procesu.
Przykładowo klient zmienia liczbę gości z 80 na 92 osoby. Taka aktualizacja może wpływać na:
ilość jedzenia,
listę zakupów,
liczbę stołów i nakryć,
układ sali,
liczbę pracowników,
cenę wydarzenia,
treść dokumentów i podsumowania dla klienta.
Samo zapisanie nowej liczby w kalendarzu lub wiadomości do managera nie wystarczy. Zmiana powinna dotrzeć do wszystkich osób korzystających z tych danych.
Gdzie najczęściej przerywa się przepływ informacji?
W wielu lokalach problemem nie jest brak zaangażowania pracowników. Problemem jest brak jednej aktualnej wersji ustaleń.
Najczęściej wygląda to w ten sposób:
klient przesyła poprawkę po spotkaniu,
manager zapisuje ją w wiadomości lub własnych notatkach,
kuchnia nadal korzysta z wcześniejszej wersji menu,
osoba odpowiedzialna za zakupy nie otrzymuje zmienionej liczby gości,
obsługa dowiaduje się o dodatkowej usłudze dopiero w dniu wydarzenia,
nikt nie jest pewny, który dokument jest aktualny.
Konsekwencją nie musi być od razu poważny błąd. Częściej są to dziesiątki drobnych czynności:
ponowne sprawdzanie informacji,
telefony do managera,
ręczne poprawianie dokumentów,
przepisywanie tych samych danych,
szukanie potwierdzeń w historii wiadomości,
kontrolowanie, czy każda osoba otrzymała aktualizację.
To właśnie te czynności odbierają managerowi czas, który powinien przeznaczyć na kontrolowanie jakości, kontakt z klientami i rozwój sprzedaży wydarzeń.
Jak uporządkować pracę managera krok po kroku?
Dobrze zorganizowana praca nie powinna zależeć od pamięci konkretnej osoby. Potrzebny jest powtarzalny proces, który zespół stosuje przy każdym wydarzeniu.
1. Utwórz jedną kartę wydarzenia
Każde wydarzenie powinno mieć jedno główne miejsce zawierające aktualne informacje:
dane klienta,
termin i godziny,
liczbę gości,
rodzaj wydarzenia,
wybrany pakiet,
finalne menu,
napoje,
usługi dodatkowe,
przypisanych pracowników,
zadania,
najważniejsze ustalenia.
Karta wydarzenia nie powinna być wyłącznie wpisem w kalendarzu. Powinna łączyć wszystkie informacje potrzebne do sprzedaży, przygotowania i realizacji.
2. Zapisuj ustalenia podczas rozmowy z klientem
Odkładanie uzupełnienia danych „na później” zwiększa ryzyko pominięcia szczegółów.
Podczas spotkania lub rozmowy warto od razu zapisać:
dane kontaktowe i rozliczeniowe,
oczekiwaną liczbę gości,
wybrany wariant oferty,
wymagania dotyczące menu,
informacje o dietach,
planowane usługi dodatkowe,
ważne terminy i decyzje.
Dzięki temu informacje nie muszą być później odtwarzane z notatek, pamięci i historii wiadomości.
3. Oddziel standardowy pakiet od finalnego menu
Pakiet jest punktem wyjścia do przygotowania oferty. Finalne menu wydarzenia może jednak wyglądać inaczej.
Klient może:
wymienić danie,
dodać dodatkową pozycję,
zamówić menu dziecięce,
zgłosić diety,
wybrać inny wariant napojów,
dodać usługę spoza podstawowej oferty.
Manager powinien zachować informację o wybranym pakiecie, ale kuchnia musi pracować na finalnej, zatwierdzonej wersji menu dla konkretnego wydarzenia.
4. Połącz menu z przygotowaniem kuchni
Finalne menu i liczba gości powinny być podstawą dalszych przygotowań.
Na ich podstawie można określić:
potrzebne składniki,
ilości produktów,
zakres zakupów,
plan produkcji,
przepisy wykorzystywane przy realizacji,
terminy przygotowania poszczególnych elementów.
Lista zakupów nie powinna powstawać wyłącznie przez kopiowanie danych z podobnego wydarzenia. Dwie imprezy zbliżone pod względem liczby gości mogą różnić się menu, dietami, godzinami realizacji i zakresem usług.
5. Przypisz pracowników i odpowiedzialność
Samo wpisanie pracownika do grafiku nie oznacza jeszcze, że wie on, za co odpowiada podczas wydarzenia.
Przy każdym evencie powinno być jasne:
kto kontaktuje się z klientem,
kto odpowiada za przygotowanie sali,
kto nadzoruje kuchnię,
kto odbiera zewnętrznych usługodawców,
kto kontroluje wykonanie konkretnych zadań,
do kiedy poszczególne elementy mają być gotowe.
Każde ważne zadanie powinno mieć właściciela i termin.
6. Ustal sposób wprowadzania zmian
Zmiany przed wydarzeniem są normalną częścią pracy. Problemem nie jest ich liczba, ale sposób przekazywania.
Zespół powinien wiedzieć:
gdzie zapisuje się aktualizację,
kto ją zatwierdza,
których obszarów dotyczy,
kto powinien ją zobaczyć,
która wersja ustaleń jest obowiązująca.
Dzięki temu informacja o nowej liczbie gości lub zmianie menu nie funkcjonuje jako osobna wiadomość, którą manager musi później przekazać każdemu działowi.
7. Kontroluj status, a nie każdą osobę osobno
W dniu wydarzenia manager powinien widzieć:
które zadania zostały wykonane,
które nadal pozostają otwarte,
kto odpowiada za ich realizację,
jakie usługi zewnętrzne mają się pojawić,
czy brakuje ważnej decyzji lub informacji.
Nie powinien uzyskiwać tych danych dopiero po wykonaniu kilku telefonów i rozmów z pracownikami.
Jak technologia wspiera pracę managera?
Program do zarządzania restauracją nie powinien zastępować doświadczenia managera ani samodzielnie podejmować decyzji operacyjnych.
Jego zadaniem jest:
połączyć informacje,
ograniczyć ich ręczne przepisywanie,
utrzymać jedną aktualną wersję ustaleń,
przypisać odpowiedzialność,
pokazać status przygotowań,
zmniejszyć zależność procesu od pamięci jednej osoby.
Jeżeli system przechowuje wyłącznie daty wydarzeń, ale menu, zadania, kuchnia i pracownicy nadal funkcjonują poza nim, nie obejmuje całego procesu.
Więcej o różnicach między rodzajami systemów opisujemy w artykule: „Program do zarządzania restauracją – na co zwrócić uwagę i czym różnią się dostępne rozwiązania”.
Tutaj warto dodać link wewnętrzny do pierwszego wpisu.
Jak ManageMyRestaurants.Events łączy proces wydarzenia?
ManageMyRestaurants.Events powstaje jako platforma do zarządzania operacjami restauracji i eventów.
W jednym procesie łączy między innymi:
klientów,
wydarzenia,
pakiety,
finalne menu,
napoje,
usługi dodatkowe,
składniki i receptury,
pracowników,
zadania,
dane potrzebne do przygotowania wydarzenia.
Manager może rozpocząć od utworzenia klienta i wydarzenia, następnie uzupełnić ofertę, menu oraz dodatkowe wymagania, a później połączyć z realizacją odpowiednich pracowników i zadania.
Najważniejsza różnica nie polega na samym zgromadzeniu danych w jednym panelu.
Informacje zapisane na wcześniejszym etapie mogą być wykorzystywane podczas kolejnych etapów przygotowań. Dzięki temu wydarzenie nie jest zbiorem niezależnych dokumentów, lecz jednym połączonym procesem.
Co uporządkowany proces zmienia dla właściciela lokalu?
Dobrze zorganizowana praca managera daje właścicielowi większą widoczność działalności.
Łatwiej wtedy sprawdzić:
jakie wydarzenia są przygotowywane,
które ustalenia są już zatwierdzone,
jakie zadania nadal pozostają otwarte,
kto odpowiada za ich wykonanie,
czy kuchnia pracuje na aktualnym menu,
gdzie pojawił się problem, jeśli coś nie zostało wykonane.
Powtarzalny proces ułatwia również wdrażanie nowych pracowników. Wiedza o organizacji eventów nie znajduje się wyłącznie w głowie najbardziej doświadczonego managera.
Masz pytania dotyczące działania platformy? Skontaktuj się z naszym zespołem.
Kiedy obecny sposób pracy przestaje wystarczać?
Warto uporządkować proces, gdy:
pracownicy regularnie pytają, która wersja ustaleń jest aktualna,
te same dane są przepisywane do kilku dokumentów,
zmiana klienta wymaga osobnego informowania każdego działu,
lista zakupów powstaje na podstawie szacunków,
tylko manager zna pełny status wydarzenia,
większość przygotowań jest kontrolowana przez rozmowy i wiadomości,
sprawdzenie postępu wymaga kontaktu z kilkoma osobami,
nowe osoby długo uczą się sposobu organizowania wydarzeń.
Nie oznacza to, że dotychczasowy model całkowicie przestał działać. Oznacza jednak, że jego utrzymanie wymaga coraz więcej ręcznej kontroli.
Manager powinien kontrolować proces, a nie przechowywać go w pamięci
Dobrze zorganizowana praca managera restauracji nie polega na tym, że jedna osoba zna wszystkie szczegóły i osobiście przekazuje każdą zmianę.
Manager powinien widzieć cały proces, podejmować decyzje i reagować tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebny.
Klient, menu, kuchnia, pracownicy i zadania powinny być częścią tego samego wydarzenia, a nie oddzielnymi informacjami znajdującymi się w kilku plikach i wiadomościach.
ManageMyRestaurants.Events łączy te elementy w jednym procesie operacyjnym. Dołącz do waitlisty, aby otrzymać wcześniejszy dostęp do platformy.