Klient potwierdził 120 gości. Kilka dni później w wiadomości podał nową liczbę: 128. Zmiana w menu przyszła mailem, informacja o diecie została przekazana podczas rozmowy telefonicznej, a poprawiony plan sali znalazł się w kolejnym załączniku. Wszystkie ustalenia zostały gdzieś zapisane, ale manager, kuchnia i obsługa nie pracują już na tej samej wersji wydarzenia.
Właśnie tak zaczyna się wiele problemów w dniu przyjęcia. Nie dlatego, że zespół jest niedoświadczony albo nieuważny. Problem polega na tym, że informacje potrzebne do realizacji eventu znajdują się w zbyt wielu miejscach.
Wpis w kalendarzu potwierdza, że wydarzenie się odbędzie. Dopiero kompletna karta eventu pokazuje zespołowi, jak ma je przygotować i zrealizować.
Potwierdzona rezerwacja to jeszcze nie plan realizacji
Data, nazwisko klienta, sala i przewidywana liczba gości wystarczą, żeby zarezerwować termin. Nie wystarczą jednak kuchni do zaplanowania produkcji, managerowi do kontroli przygotowań ani obsłudze do przeprowadzenia serwisu.
Przed wydarzeniem trzeba również wiedzieć:
o której godzinie sala i poszczególne strefy mają być gotowe,
kiedy mogą wejść podwykonawcy i zakończyć montaż,
która liczba gości jest aktualna i kiedy zostanie ostatecznie potwierdzona,
jakie menu i napoje wybrał klient,
ile posiłków specjalnych należy przygotować,
o której mają rozpocząć się kolejne etapy serwisu,
które zadania nadal są otwarte i kto za nie odpowiada,
gdzie znajduje się zaakceptowany plan sali, menu i pozostałe dokumenty.
Jeżeli część danych znajduje się w mailach, część w arkuszu, część w wiadomościach, a reszta w notatkach managera, każdy dział musi samodzielnie odtworzyć przebieg wydarzenia. Jedna osoba sprawdza ostatnią wiadomość od klienta, druga korzysta ze starszego pliku, a trzecia pamięta ustalenia ze spotkania.
Informacji nie brakuje – brakuje jednej aktualnej wersji eventu.
Czym jest karta eventu i co oznacza BEO?
Karta eventu to centralny zapis informacji potrzebnych do przygotowania i realizacji wydarzenia. W hotelarstwie i międzynarodowej branży eventowej często funkcjonuje jako Banquet Event Order, w skrócie BEO. Można również spotkać określenia event order, function sheet albo event worksheet.
Słowo „banquet” nie oznacza, że taki dokument służy wyłącznie do organizacji oficjalnych bankietów. BEO wykorzystuje się również przy weselach, konferencjach, przyjęciach rodzinnych, eventach firmowych, realizacjach cateringowych i innych wydarzeniach wymagających współpracy kilku zespołów.
Jego zadaniem jest przełożenie ustaleń z klientem na konkretne informacje dla osób odpowiedzialnych za realizację.
Oferta pokazuje, co klient może kupić. Umowa określa zaakceptowane warunki. Karta wydarzenia odpowiada natomiast na pytania: co dokładnie trzeba zrobić, gdzie, kiedy i kto za to odpowiada.
W niektórych obiektach część tych dokumentów jest ze sobą łączona. Najważniejsze, aby plan operacyjny był jednoznaczny, aktualny i dostępny dla właściwych osób.
Co powinna zawierać karta eventu w restauracji lub obiekcie eventowym?
Nie istnieje jeden formularz odpowiedni dla każdego biznesu. Sala weselna potrzebuje innych pól niż hotel konferencyjny, restauracja organizująca kameralne przyjęcia czy firma cateringowa.
Każda użyteczna karta eventu powinna jednak odpowiadać na kilka podstawowych pytań.
1. Podstawowe informacje i najważniejsze kontakty
Na początku powinny znaleźć się dane jednoznacznie identyfikujące wydarzenie:
nazwa i rodzaj eventu,
imię i nazwisko klienta lub nazwa firmy,
data i miejsce wydarzenia,
wybrana sala albo przestrzeń,
godzina rozpoczęcia i zakończenia,
godziny dostępu do obiektu, montażu i demontażu,
główny kontakt po stronie klienta,
osoba uprawniona do podejmowania decyzji w dniu wydarzenia,
manager odpowiedzialny za realizację.
Osoba, która podpisywała umowę, nie zawsze jest dostępna podczas przygotowań i samego przyjęcia. Wskazanie kontaktu na dzień eventu pozwala uniknąć przeszukiwania wcześniejszej korespondencji wtedy, gdy decyzję trzeba podjąć od razu.
2. Liczba gości i terminy jej potwierdzenia
W karcie wydarzenia warto rozróżnić kilka liczb, jeżeli proces organizacji tego wymaga:
początkowo szacowaną frekwencję,
aktualną liczbę gości,
ostatecznie potwierdzoną liczbę osób,
liczbę przygotowywanych miejsc,
dzieci, podwykonawców, artystów lub członków ekipy, dla których trzeba przygotować posiłki,
termin przekazania finalnej liczby gości.
Ta jedna informacja wpływa na ustawienie sali, liczbę porcji, zapotrzebowanie na napoje, obsadę oraz wybór odpowiedniej przestrzeni. Dlatego nie powinna być ukryta w jednej z wiadomości od klienta.
Jeżeli liczba się zmienia, przy aktualizacji warto zachować informację, kiedy i przez kogo została potwierdzona.
3. Wybrany pakiet, usługi i indywidualne ustalenia
Zespół powinien widzieć, co dokładnie zostało sprzedane klientowi. W zależności od oferty mogą to być:
wybrany pakiet eventowy lub cateringowy,
wynajem sali i liczba godzin,
wariant menu i napojów,
usługi dodatkowe,
wyposażenie zapewniane przez obiekt,
elementy dodane lub wyłączone w wyniku negocjacji,
istotne terminy płatności i zatwierdzeń.
Indywidualne ustalenia nie mogą zależeć od pamięci jednej osoby. Jeżeli klient otrzymał dodatkową godzinę na montaż, inny sposób serwisu albo element spoza standardowego pakietu, informacja musi dotrzeć do osób, których pracy dotyczy.
Nie oznacza to, że każdy pracownik powinien widzieć wszystkie dane handlowe. Komplet ustaleń może pozostać przy evencie, a poszczególne role mogą korzystać wyłącznie z informacji potrzebnych do wykonania swoich zadań.
4. Finalne menu, napoje, diety i alergie
Dla kuchni i obsługi menu jest jednym z najważniejszych elementów karty imprezy okolicznościowej. Powinno obejmować:
ostateczną listę potraw i napojów,
liczbę porcji, jeśli jest wymagana,
sposób serwisu, np. serwis talerzowy, bufet albo stacje tematyczne,
planowane godziny podania poszczególnych dań,
posiłki dla dzieci, podwykonawców i obsługi zewnętrznej,
warianty wegetariańskie, wegańskie i inne diety,
zgłoszone alergie oraz specjalne prośby,
zatwierdzone zamienniki,
instrukcje wpływające na przygotowanie lub wydawanie dań.
Adnotacja „diety potwierdzone” nie daje kuchni wystarczających informacji. Zespół musi wiedzieć, co ma przygotować, w jakiej liczbie i w jaki sposób posiłki specjalne zostaną rozpoznane podczas serwisu.
Menu powinno być powiązane z aktualną liczbą gości. W przeciwnym razie lokal może mieć zaakceptowany zestaw dań, ale planować zakupy i produkcję według nieaktualnej frekwencji.
5. Harmonogram eventu i kolejność serwisu
Dobry harmonogram eventu nie jest wyłącznie planem atrakcji przeznaczonym dla gości. Powinien pokazywać również działania operacyjne wykonywane przed wydarzeniem i w jego trakcie.
W zależności od rodzaju realizacji może obejmować:
udostępnienie obiektu,
dostawy oraz montaż podwykonawców,
przygotowanie sali,
najważniejsze etapy pracy kuchni,
przyjazd i odprawę pracowników,
wejście gości,
powitanie i pierwszy serwis,
podanie kolejnych dań,
przemówienia, prezentacje albo ceremonię,
atrakcje i sygnały techniczne,
tort lub inne kluczowe momenty,
zamknięcie baru, wyjście gości i demontaż.
Nie chodzi o stworzenie planu, którego nie wolno zmienić nawet o minutę. Harmonogram ma pokazać wszystkim działom tę samą kolejność wydarzeń i zależności między nimi.
Jeżeli przemówienie zostanie przesunięte, kuchnia i obsługa od razu wiedzą, na który etap serwisu może to wpłynąć.
6. Ustawienie sali, sprzęt i podwykonawcy
Karta eventu powinna opisywać nie tylko wygląd przestrzeni, lecz także sposób jej wykorzystania. W tej części mogą znaleźć się:
układ sali i stołów,
plan usadzenia gości oraz numeracja,
meble, tekstylia i dekoracje,
scena, parkiet albo miejsce prezentacji,
oświetlenie, nagłośnienie i sprzęt audiowizualny,
wymagania dotyczące zasilania, internetu i obsługi technicznej,
oznaczenia, szatnia, parking oraz dostępność obiektu,
godziny dostaw i zasady montażu,
dane kontaktowe podwykonawców,
załączniki, takie jak plan sali czy rysunki techniczne.
Ta część ma szczególne znaczenie, kiedy w realizacji uczestniczy kilka firm albo w obiekcie odbywa się więcej niż jedno wydarzenie jednocześnie.
7. Pracownicy, odpowiedzialność i status przygotowań
Samo zebranie wszystkich informacji nie oznacza jeszcze, że wydarzenie jest gotowe. Konkretne zadania muszą zostać wykonane przez konkretne osoby.
Przy evencie warto więc wskazać:
managera odpowiedzialnego za całość,
osobę prowadzącą kuchnię, salę i bar,
potrzebną obsadę oraz godziny pracy,
zadania związane z przygotowaniami,
osoby odpowiedzialne i terminy,
zależności pomiędzy zadaniami,
aktualny status przygotowań,
kwestie wymagające decyzji albo ponownego kontaktu z klientem.
„Zespół się tym zajmie” nie jest przydzieleniem zadania. Każda ważna czynność powinna mieć właściciela i termin. Dzięki temu manager może sprawdzić gotowość wcześniej, zamiast odkrywać braki podczas montażu.
8. Dokumenty, akceptacje i historia zmian
Z poziomu wydarzenia powinny być dostępne dokumenty wykorzystywane podczas przygotowań i realizacji, m.in.:
zaakceptowana oferta lub pakiet,
umowa i istotne potwierdzenia,
zatwierdzone menu,
plan sali,
harmonogram,
dokumenty podwykonawców,
pliki i inspiracje przekazane przez klienta,
dokumenty wygenerowane na potrzeby zespołu.
Równie ważna jest historia zmian. Manager powinien móc ustalić, która informacja jest aktualna, kiedy została zmieniona i kto ją potwierdził. Bez tego dodanie kolejnego pliku może stworzyć następną wersję, zamiast uporządkować proces.
Kiedy należy utworzyć i aktualizować kartę wydarzenia?
Karta eventu nie powinna powstawać jednorazowo na kilka dni przed realizacją. Najlepiej, gdy rozwija się razem z rezerwacją.
Na etapie pierwszego zapytania może zawierać wyłącznie dane klienta, preferowany termin, szacowaną liczbę osób i oczekiwany charakter wydarzenia. Po potwierdzeniu rezerwacji dochodzą wybrany pakiet, terminy i zakres odpowiedzialności.
W trakcie organizacji uzupełniane są menu, harmonogram, podwykonawcy, ustawienie sali oraz zadania. Przed wydarzeniem zapisywane są finalne liczby i akceptacje.
W dniu realizacji ten sam zapis staje się punktem odniesienia dla managera i zespołów operacyjnych. Po evencie może pomóc w kontroli dokumentów, rozliczeniu oraz omówieniu elementów, które warto poprawić przy kolejnych wydarzeniach.
W procesie powinny istnieć konkretne terminy zatwierdzenia liczby gości, menu, planu sali i harmonogramu. „Wersja finalna” nie może jednak oznaczać, że późniejsze zmiany zapisuje się już poza systemem.
Jeżeli klient wprowadzi zaakceptowaną korektę, należy zaktualizować informację u źródła i przekazać ją wszystkim działom, których dotyczy.
Kto powinien odpowiadać za kartę eventu?
Jedna osoba powinna odpowiadać za kompletność i aktualność całego zapisu. W zależności od obiektu może to być event manager, manager restauracji, koordynator przyjęć, pracownik działu sprzedaży albo inna wyznaczona osoba.
Nie oznacza to, że jedna osoba musi samodzielnie wpisywać wszystkie dane. Kuchnia może uzupełniać informacje produkcyjne, kierownik sali – wymagania dotyczące serwisu, a sprzedaż – ustalenia z klientem. Właściciel wydarzenia pilnuje, aby wszystkie te elementy tworzyły jeden spójny plan.
Kiedy odpowiedzialność należy do „wszystkich”, łatwo przeoczyć zmianę. Jasno wskazany manager, określeni współpracownicy i odpowiedni dostęp dla każdej roli zmniejszają to ryzyko.
Dlaczego gotowy wzór karty eventu jest dopiero początkiem?
Standardowy formularz jest przydatny, ponieważ przy każdej rezerwacji przypomina o sprawdzeniu tych samych kategorii informacji. W lokalu realizującym sporadyczne i nieskomplikowane przyjęcia dobrze przygotowany dokument może być wystarczający.
Ograniczenia pojawiają się, gdy ustalenia często się zmieniają, w przygotowaniach uczestniczy kilka działów albo obiekt prowadzi równolegle wiele eventów.
Statyczny plik trzeba aktualizować, ponownie wysyłać i za każdym razem upewniać się, że wszyscy rozpoznają najnowszą wersję. Sam dokument nie aktualizuje powiązanych zadań, ilości w menu, harmonogramu ani pozostałych materiałów.
Dlatego kartę wydarzenia warto traktować nie tylko jako formularz do wydruku, lecz jako centralny zapis połączony z całym procesem. Obiekt nadal może wygenerować dokument dla klienta albo pracowników, ale aktualne dane pozostają przypisane bezpośrednio do eventu.
Od statycznej karty eventu do połączonego procesu
ManageMyRestaurants.Events powstaje dla restauracji, hoteli, sal weselnych, obiektów konferencyjnych, firm cateringowych i innych miejsc, które regularnie sprzedają i realizują wydarzenia.
Centralnym punktem jest event. Dane klienta, menu, składniki, ilości, listy zakupów, koszty, harmonogramy, zadania, pracownicy, grafiki pracy i dokumenty mogą być prowadzone w odniesieniu do konkretnego wydarzenia, zamiast funkcjonować jako niepowiązane ze sobą pliki.
Jeżeli zmienia się liczba gości, manager aktualizuje dane wydarzenia i może od razu sprawdzić wszystkie elementy wymagające ponownej weryfikacji. Po zatwierdzeniu menu kuchnia pracuje na właściwym wariancie, a potrzebne składniki mogą zostać uwzględnione na liście zakupów.
Dokument generowany z danych eventu nie wymaga ponownego ręcznego przepisywania tych samych informacji.
Celem nie jest udostępnienie każdemu pracownikowi wszystkich danych. Każda osoba powinna otrzymać aktualne informacje potrzebne do wykonania swojej części pracy, a manager – czytelny obraz przygotowania całego wydarzenia.
Praktyczny standard dla każdego wydarzenia
Niezależnie od tego, czy lokal korzysta z własnego dokumentu, czy z programu do zarządzania eventami, standard pracy powinien pozostać taki sam:
jeden event ma jeden aktualny zapis operacyjny,
każda ważna informacja ma określone miejsce,
zadania mają przypisane osoby i terminy,
kluczowe ustalenia zostały zatwierdzone przez klienta,
zmiany wprowadza się u źródła, zamiast dopisywać je do kolejnej wersji,
każdy dział widzi informacje potrzebne do swojej pracy,
plan realizacji jest łatwo dostępny w dniu wydarzenia,
zakończone eventy pozostają dostępne do analizy i wykorzystania w przyszłości.
Zespół nie potrzebuje kolejnych wiadomości do przeszukiwania. Potrzebuje jednego wiarygodnego planu, który pokazuje, co zostało ustalone, co nadal trzeba zrobić i kto za to odpowiada.
Najczęstsze pytania dotyczące karty eventu
Co oznacza skrót BEO?
BEO oznacza Banquet Event Order. Jest to dokument lub centralna karta zawierająca informacje potrzebne do zaplanowania i realizacji wydarzenia, m.in. harmonogram, liczbę gości, menu, ustawienie sali, obsadę oraz specjalne wymagania.
Czy karta eventu jest tym samym co umowa?
Nie zawsze. Umowa zapisuje formalne i handlowe warunki zaakceptowane przez klienta oraz obiekt. Karta eventu koncentruje się na informacjach potrzebnych zespołowi do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia.
Niektóre lokale łączą oba dokumenty albo proszą klienta o zatwierdzenie karty, ale jej podstawową rolą pozostaje koordynacja realizacji.
Kto przygotowuje kartę imprezy okolicznościowej?
Najczęściej koordynuje ją osoba prowadząca rezerwację, np. event manager, manager restauracji, koordynator przyjęć albo pracownik sprzedaży. Pozostałe działy powinny uzupełniać informacje dotyczące ich pracy.
Czy mała restauracja potrzebuje karty wydarzenia?
Mały lokal nie musi tworzyć rozbudowanego dokumentu przy każdej rezerwacji grupowej. Nadal warto jednak korzystać z jednego, powtarzalnego zapisu obejmującego aktualną liczbę gości, menu, harmonogram, ustawienie sali, odpowiedzialność oraz potwierdzone prośby klienta.
Zakres karty powinien odpowiadać złożoności realizacji.
Jeden event, jeden aktualny plan
Najbardziej kosztowne błędy rzadko zaczynają się od jednej wielkiej, złej decyzji. Częściej ich źródłem jest drobna zmiana, która dotarła do jednej osoby, ale nie do reszty zespołu: nowa liczba gości, przesunięta godzina serwisu, dodatkowy posiłek specjalny albo poprawione ustawienie sali.
Dobrze przygotowana karta eventu ogranicza to ryzyko, ponieważ daje wszystkim działom jedną operacyjną wersję wydarzenia. Gdy zapis jest połączony z menu, zadaniami, pracownikami, harmonogramem i dokumentami, przestaje być jedynie formularzem. Staje się planem, według którego obiekt przygotowuje i realizuje event.
Chcesz organizować kolejne wydarzenia na podstawie jednego połączonego zapisu, zamiast zbierać zmiany z wielu miejsc?
Załóż konto w ManageMyRestaurants.Events i zacznij zarządzać swoimi wydarzeniami w jednym, połączonym systemie już teraz.